Die Phasen der Einarbeitung: Eine Checkliste

Laden Sie hier eine Einarbeitungsplanvorlage herunter, die Sie nach Belieben anpassen können:

Phase 1: Preboarding

Vor dem ersten Tag

Der Neuzugang hat den Arbeitsvertrag unterschrieben und wird bald in Ihrem Unternehmen durchstarten. Um die ersten Tage und Wochen problemlos und motiviernd zu gestalten, sollten Sie den Onboardingprozess jetzt bereits in die Wege leiten.

Ansprechpartner definieren​

Die Einarbeitung beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag des Neuzugangs. Kümmern Sie sich im Vorfeld darum, dass alle nötigen Informationen und Zugänge vorhanden sind und bereiten Sie den Arbeitsplatz vor. So fühlt sich Ihr Neuzugang wertgeschätzt und willkommen.

In Kontakt bleiben & wichtige Informationen zusenden
Bleiben Sie in Kontakt, schicken Sie Ihrem Neuzugang eine Wegbeschreibung und Details zum Treffpunkt zu. Vermitteln Sie Vorfreude!
Infomaterial sammeln
Bereiten Sie wichtige Informationen (z.B. Unternehmensinfos, Abteilungsinfos, Infos zur Arbeitsaufgabe, Mitarbeitervergünstigungen, ...) in Textform vor. In der ersten Zeit prasselt viel auf den Neuzugang ein, diese Dokumente sind dann wie ein Fixpunkt, zu dem er immer wieder zurückkehren kann.
Arbeitsplatz vorbereiten & Material beschaffen
Computer, Telefon, Büroausstattung und andere Materialien müssen zum ersten Tag bereit stehen.
Zugänge freischalten
Um verschlossene Türen oder Computersysteme zu vermeiden, muss sich im Vorfeld um Zulassungen und Freischaltungen gekümmert werden.

Phase 2: Ankommen und Orientieren

Erster Tag und erste Woche

Am spannenden ersten Tag und in der Zeit danach lernt Ihr Neuzugang die Kollegen kennen und macht sich mit dem Unternehmen vertraut. Nehmen Sie sich bei der Planung und Durchführung ausreichend Zeit. Bedenken Sie, dass es viele neue Eindrücke zu verarbeiten gibt. Diese Phase ist oft entscheidend für die Motivation, eine enttäuschende oder schlecht abgestimmte Orientierungsphase schreckt schnell ab und bleibt im Gedächtnis. Achten Sie hierbei auch auf die soziale Integration in die Gruppe.

Begrüßung
Holen Sie Ihren Neuzugang am Empfang oder der Eingangstür an. Vermeiden Sie auf jeden Fall die Situation, dass sich er sich in irgendeiner Form durchfragen muss. Begleiten Sie ihn dann zuerst zum Arbeitsplatz und lassen Sie ihm kurz Zeit um Anzukommen.
Rundgang & Vorstellung bei den Kollegen und Partnern
Der Rundgang sollte immer am Arbeitsplatz starten und wieder enden. Stellen Sie zuerst die direkten Kollegen und Führungskräfte vor und erweitern Sie den Kreis Schritt für Schritt. Zeigen Sie außerdem wichtige Örtlichkeiten (Toilette, Kantine, Drucker, Sammelpunkt für Notfälle, ...)
Unternehmen und Abteilung vorstellen
Auch wenn der Neuzugang natürlich weiß, bei welchem Unternehmen er jetzt arbeitet, sollten Sie zur Stärkung der Identifkation noch einmal ein paar Worte darüber verlieren. Erklären Sie, wie genau sich die Abteilung in der Organisation einordnet und was links und rechts davon passiert. Idealerweise gibt es dazu Präsentationen oder sogar eine eigene Veranstaltung mit anderen Neuzugängen. Auf diesen Veranstaltungen können geich die ersten Netzwerke entstehen.
Betriebliche Abläufe und Vorschriften erläutern
Stellen Sie zunächst die unternehmensweiten betrieblichen Abläufe vor. Auch das dient dem Verständnis und zur besseren Einordnung der eigenen Aufgabe.
Konkrete Arbeitsabläufe vorstellen
Nach dem Überblick über die unternehmensweiten Abläufe darf es jetzt konkreter werden. Welche Prozesse gibt es in der Abteilung und wer sind die Schnittstellenpartner? Welche Meilensteine und Fristen gibt es? Hier sind Dokumente Pflicht!
Unterweisungen durchführen
Sobald es geht, führen Sie die relevanten Unterweisungen durch (z.B. Arbeitssicherheit, Brandschutz, Informationsschutz, Compliance, Maschineneinweisung, ...) Idealerweise finden nicht alle Unterweisungen als Block an einem Tag statt, sorgen Sie für Abwechslung!
Erstes Feedbackgespräch
Sorgen Sie für eine entspannte Atmosphäre und planen Sie etwas Zeit ein. Fassen Sie die Woche nochmal zusammen und fragen Sie nach Unklarheiten. Lassen Sie sich von den Erfahrungen berichten, stellen Sie aber auch konkrete Fragen. Es kommt durchaus vor, dass der Blick von außen Defizite offenbart, die dem zu routinierten Auge entgehen. Geben Sie zum Abschluss einen Überblick, was in der nächsten Phase der Einarbeitung ansteht.

Phase 3: Fachliche Einarbeitung und Übernahme von Aufgaben

Bis Ende der Probezeit

Ihr Neuzugang kennt sich im Unternehmen aus und fühlt sich in der Abteilung wohl, jetzt ist es an der Zeit Arbeitsaufgaben zu übernehmen. Am Anfang noch mit Hilfestellung der Kollegen, im Laufe der Zeit selbstständig.

Die Ausgestaltung dieser Phase hängt stark von den Erfahrungen und dem Wissen Ihres Neuzugangs ab. Ein frischer Studienabsolvent wird anders begleitet werden müssen als ein Experte. Wichtig sind hier Anker in Form von regelmäßigen Feedbackgesprächen, bei denen der Fortschritt bewertet und der Einarbeitungsplan ggf. angepasst werden kann.

Übernahme von Arbeitsaufgaben
Diese Phase kann eine große Motivationshürde sein. Negativerfahrungen wie z.B. zu frühe oder zu späte Übertragung von Aufgaben oder eine mangelnde Hilfsbereitschaft von Kollegen führen schnell zu Frust und im schlimmsten Fall zu einer Kündigung des Neuzugangs.
Feedbackgespräch nach 3 Monaten
Nehmen Sie hier Bezug zum ersten Feedbackgespräch und lassen Sie die ersten Arbeitsaufgaben Revue passieren.
Feedbackgespräch nach 6 Monaten
Nach diesem Gespräch ist die Einarbeitung abgeschlossen und Ihr Neuzugang sollte prinzipiell in der Lage sein, die anstehenden Arbeitsaufgaben selbstständig zu lösen. Für die Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses sollten Sie hier nach konkretem Feedback zum Ablauf der Einarbeitung fragen.
  • Erstellen Sie Einarbeitungspläne, die Sie je nach Neuzugang individuell anpassen können
  • Weisen Sie Ihrem Neuzugang den entsprechenden Plan zu. So ist immer klar, wann was zu tun ist
  • Laden Sie Dokumente hoch, die Ihr Neuzugang direkt in Tasktrails ansehen kann. So ist alles an einem Ort und nichts geht verloren
  • Analysieren Sie den Fortschritt von laufenden Einarbeitungen und erhalten Sie direktes Feedback, falls Probleme auftreten
  • Richten Sie Erinnerungen für Termine ein (z.B. für Feedbackgespräche)
  • Sparen Sie Zeit und Geld und sorgen Sie durch einen optimierten Einarbeitungsprozess für Motivation. Damit Ihr Neuzugang schnell durchstarten kann!

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In der Testphase können Einarbeitungspläne erstellt und beliebig viele Onboardings gleichzeitig durchgeführt werden. Ein Wechsel in ein kostenpflichtiges Paket ist jederzeit möglich. Sollte während der Testphase kein Paket gebucht werden, endet diese nach 14 Tagen automatisch.

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