Die Einarbeitung

Teil 2

Der erste Tag

Der Arbeitsplatz und die notwendigen Unterlagen sind vorbereitet, jede und jeder im Team weiß, was zu tun ist, kurz: Die Vorbereitungen für den ersten Tag Ihres Neuzugangs sind abgeschlossen. Dieser erste Tag legt den Grundstein für die nächsten Berufsjahre und kann sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht prägend sein. Ein demotivierender Start führt häufig zu einer (vielleicht übereilten) Kündigung.

Bereiten Sie einen persönlichen und herzlichen Empfang

Spätestens eine Woche vorher haben Sie dem oder der neue/n Mitarbeiter/in detailliert mitgeteilt, wann, wo und mit wem sich zum Arbeitsantritt getroffen wird. Die ideale Uhrzeit richtet sich dabei natürlich nach den Betriebsbedürfnissen, sollte aber weder zu früh noch zu spät sein. Die meisten Kolleg/innen sollten zu diesem Zeitpunkt schon mit der Arbeit begonnen haben, (aber auch noch nicht beim Mittagessen sein). Dadurch wird Hektik vermieden und das Team kann möglichst vollständig vorgestellt werden. Abgeholt werden sollte der Neuzugang entweder von der Führungskraft selbst oder dem zugewiesenen Paten. Stellen Sie sicher, dass der Name dieser Person bekannt ist, falls sich am Empfang angemeldet werden muss.

Gehen Sie nach einer herzlichen Begrüßung direkt zum designierten Arbeitsplatz und lassen Sie den Neustarter dort erstmal ankommen und sich kurz einrichten. Anschließend stellen Sie die unmittelbaren Kolleg/innen vor, die kurz etwas über sich und ihr Arbeitsgebiet erzählen.

Geben Sie Orientierung – auch schriftlich

Stellen Sie die wichtigsten Tools vor, v.a. das Intranet und wichtige HR-Software (wie z.B. die Zeiterfassung). Im Anschluss sollten sich etwas Zeit nehmen und erklären, wo Sie sich organisatorisch im Unternehmen befinden und wie die Abteilung und die eigene Arbeit auf dessen Erfolg einzahlt. Machen Sie hier Schnittstellen zu anderen Abteilungen sichtbar und gehen Sie auch auf die für die Arbeit relevanten Örtlichkeiten (z.B. Werkstätten, Standort des IT-Supports, Besprechungsräume, …) und Regeln (z.B. Betriebspausen, Sicherheitsschuhpflicht, Fotografieverbot…) ein. Heben Sie die Vision und Wertvorstellungen hervor, nach denen zu handeln ist.

Nutzen Sie dazu ein vorher erstelltes Handbuch, in dem alle wichtigen Informationen enthalten sind. Dieses Handbuch darf sehr ausführlich sein, denn es wird für die nächsten Wochen zum ständigen Begleiter. In allen Details vorgestellt werden muss es an dieser Stelle aber nicht, beschränken Sie sich erstmal auf das Wesentliche.

Zeigen Sie dem Neuzugang mit einem Rundgang das Unternehmen. Wenn Sie das nach der erwähnten Einordnung machen, werden die Bezüge zur eigenen Arbeit besonders deutlich, weil schon ein gewisses Grundverständnis vorhanden ist.

Das (vielleicht) Wichtigste: Der fachliche Ausblick

Der Neustarter sollte jetzt ein Gefühl dafür haben, wie er eingebettet ist und Sie können wirklich konkrete Arbeitsaufgaben, Projekte und erste To-Dos besprechen. In welcher Tiefe das am ersten Tag geschieht, hängt von der verbleibenden Zeit und der Situation ab, der oder die neue Mitarbeiter/in brennt aber natürlich für diese Informationen.

Viel mehr wird am ersten Tag erfahrungsgemäß nicht passieren. Das ist vollkommen in Ordnung, Sinn und Zweck ist es, Orientierung zu geben und den Grundstein für die kommenden Wochen zu legen.

Zum Abschluss sollten Sie den Tag kurz gemeinsam Revue passieren lassen und noch einen Ausblick auf die nächste Zeit geben.

Sich Zeit nehmen und genügend Zeit lassen

Hier noch einige allgemeine Tipps:

  • Überfrachten Sie den ersten Tag nicht und sorgen Sie für Abwechslung. Es sollte genug Zeit bleiben, um Informationen zu verarbeiten, sich mit den Kolleg/innen zu unterhalten und selbst ein wenig in Unterlagen zu stöbern.
  • Zur schnellen Integration kümmert sich das gesamte Team um den Neuzugang, sowohl fachlich als auch sozial (z.B. mit gemeinsame Mittagessen und Kaffeepausen).
  • Weiter entfernte Kolleg/innen vorzustellen überlädt den ersten Tag häufig, das kann spontan im Laufe der kommenden Wochen geschehen.
  • Vor allem der Mentor wird eingespannt sein und sollte entsprechend viel Zeit einplanen, um Hektik zu vermeiden.
  • Weitere Tipps

Wie es nach dem Startschuss in den kommenden Wochen weitergeht, sehen wir uns im nächsten Teil an.

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